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Bonjour,

Je vous informe que pendant la période transitoire de déménagement progressif des services de La Boite, le courrier déposé, pour être affranchi le jour du dépôt, devra parvenir à l'antenne courrier avant 14 heures.

En effet, une partie du service courrier est déjà installé au nouveau siège, ce qui nécessite un circuit de la navette élargi et des horaires différents.

Tout rentrera dans l'ordre à partir du 14 février, date à laquelle tous les services seront sur place au Siège de La Boite.

Un guide du courrier vous sera transmis dès que l'organisation de La Boite sera stabilisée.

Dans le cadre de notre installation, La Boite a choisi une nouvelle méthode d'utilisation de la fonction "télécopie ou fax". Les équipements fax traditionnels ne seront plus utilisés, vous serez amener à utiliser des adresses de messagerie fonctionnelle. Cette fonction fax est maintenant opérationnelle au Siège.

Des validations techniques ( faisabilité) au niveau national et régional sont encore nécessaires ( si nous n'aboutissons pas à un résultat optimal, les anciens équipement fax seront installés naturellement aux étages intéressés.

Vous trouverez dés demain sur l'extranet, un lien vous permettant d'accéder à la documentation utilisateur pour vous familiariser avec cette nouvelle fonction particulière.

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Chacun conserve les mêmes dispositions existantes en nombre de fonction fax, avec un nouveau numéro de fax à communiquer à vos correspondants ( certains numéros ont été communiqué dans le plan de numérotation téléphonique). La liste des fax sera publiée sur le site dés lundi.

Si nous avions oublié certains services ou directions, n'hésiter pas à nous solliciter de nouveau.

Cordialement

Tout va très bien, autre exemple :

Bonjour,

Lors de votre départ, vendredi à 12h, il est important de penser à mettre votre clé de bureau et votre badge sous enveloppe libellée à votre nom en précisant le n° de bureau et de la déposer à votre manager, qui les remettra à Mme (bureau n°...) avant de partir.

Merci d'avance.

Cordialement

Tout se passe donc excellemment bien. Autre exemple :

Bonjour

Comme vous le savez déjà, l’emménagement des services au Siège se réalisera en 3 vagues de transfert les lundi 31 janvier, 7 et 14 février 2011. Afin que l'accueil sur le site se déroule dans de bonnes conditions, il est prévu de fermer l'accès au Siège aux visiteurs extérieurs pour ces trois matinées. Merci donc de ne pas prévoir de rendez-vous à ces trois dates et de bien vouloir en informer vos partenaires.

Les nouveaux arrivants de chaque vague sont attendus sur le site à partir de 9h. La première matinée de chacun est consacrée à son installation. Pour ceux qui seraient en congés au moment de leur installation, vous pourrez vous présenter à la borne d'accueil des visiteurs (au niveau du hall d'entrée) à votre retour de congés.

1- L'accueil au parking

Si vous souhaitez vous rendre sur le site en voiture ou à vélo, merci de le signaler à votre manager (au plus tard, le vendredi avant de quitter vos bureaux actuels - charge à lui de répercuter cette information à moi-même). En effet, dans la mesure où vous arriverez sur le site sans badge (il vous sera remis dans le hall au rez-de-chaussée haut), il importe de donner au poste de commandement et de sécurité (PCS) la liste précise des personnes qui se présenteront au parking.

Les collaborateurs signaleront leur présence par l’interphone situé au bas de la rampe d’accès du parking. Le PCS actionnera l’ouverture et les collaborateurs stationneront leur véhicule au 2ème sous-sol. Les portes d’accès aux ascenseurs seront déverrouillées, les 3 matinées du 31, du 7 et du 14, pour vous permettre d'accéder au rez-de-chaussée haut sans badge. Les accès seront à nouveau verrouillés à partir de 11h00 par le PCS.

Un collaborateur du service de la communication sera présent au 2ème sous-sol pour orienter tous ceux qui accéderont au site depuis le parking.

2-L’accueil au rez-de-chaussée haut

Au centre du grand hall, un dispositif d’accueil sera installé pour vous remettre les pièces suivantes : - Une enveloppe contenant votre badge d'accès, lequel vous permettra également de pointer et d'activer les imprimantes multifonctions, et votre badge de restauration. Parallèlement, vous remettrez à l'équipe d'accueil votre ancien badge (si vous en avez un). - Une pochette contenant notamment le guide d'accueil sur le site du Ponant - Un jeu de clés de votre bureau Votre signature sera recueillie pour attester de la remise de ces éléments.

La société de restauration sera représentée (dans le restaurant administratif au 1er étage) pour permettre aux collaborateurs d’approvisionner leur badge de restauration afin de réduire la file d’attente au moment du déjeuner. Chaque direction assurera la présence d’un cadre supérieur dans le grand hall lors de cette phase d’accueil et des collaborateurs seront chargés de vous guider vers les ascenseurs appropriés en plus d'une signalétique prévue à cet effet.

3-L’accueil dans les étages

A chaque étage, une équipe du bureau de la proximité sera chargée de vous aider à identifier les éventuelles difficultés auprès d’une hotline dédiée à l’installation sur le site.

Pendant la phase d’installation, une équipe d’informaticiens sera présente dans les étages pour répondre à vos questions.

La hotline comprendra :

  • un numéro de téléphone destiné à une demande d’appui dans le domaine de l’informatique et de la téléphonie.
  • un numéro de téléphone destiné aux besoins d’appui logistique.

Le jour de votre emménagement, une formation de 30 mn à l’utilisation des appareils multifonctions sera organisée dans les étages par l'équipe du service formation.

Nous vous souhaitons à tous une bonne installation !

Soyez sûrs que nous prendrons en considération vos demandes et que nous nous efforcerons d'y répondre au fur et à mesure.

Cordialement

Tout va très bien. La communication d'entreprise à ceci de remarquable qu'elle travestit la réalité... et que personne n'y croit.

Enfin, il serait préférable que La Boite s'active à résoudre certains dysfonctionnements, sinon le personnel risque de faire connaitre publiquement et collectivement son mécontentement.